Une des situations les plus courantes dans l’environnement Exchange est le partage des adresses e-mail. Lorsque plusieurs personnes souhaitent accéder à une même boite mail, les accès directs deviennent problématiques (synchronisation, performances…).
Une boîte aux lettres partagée (de type shared mailbox) est une boîte aux lettres où plusieurs utilisateurs peuvent utiliser pour lire et envoyer des messages électroniques. C’est donc une boite dont l’accès direct est désactivé, impossible de s’y connecter avec l’identifiant et mot de passe.
Pour accéder à une boîte aux lettres partagée, les utilisateurs doivent d’abord recevoir les autorisations « Envoyer en tant que » ou « Accès total » à la boîte aux lettres.
- L’atout principal de la « Shared mailbox » est la cohérence dans l’intégrité des données lors de l’utilisation par plusieurs personnes.
- Elle peut être utilisée pour fournir un calendrier commun.
- On peut y apposer une adresse e-mail générique que d’autres clients peuvent utiliser pour se renseigner ou contacter une entreprise.
- Elle permet de fournir un service centralisé aux employés tel que les helpdesk ou un service Ressources Humaines par exemple.
- Elle permet à plusieurs utilisateurs de surveiller et de répondre aux e-mails envoyés à une adresse e-mail (par exemple, une adresse utilisée spécifiquement par le helpdesk).
- Lorsqu’une personne du groupe répond à un message envoyé à la boîte aux lettres partagée, le message semble avoir été envoyé à partir de la boîte aux lettres partagée, et non par l’utilisateur.
- Lorsqu’un utilisateur quitte la société, on peut convertir la boite mail en « Shared Mailbox » pour la consultation (elle n’est plus accessible via Webmail).
- On peut faire des « Shared Mailbox » dans Exchange 2013, hybride et Office 365.
Pour convertir une boite Exchange en boite partagée, merci d’effectuer une demande écrite au support.
Utiliser une boîte aux lettres partagée sur un appareil mobile (téléphone ou tablette)
- Connectez vous à votre compte principal dans Outlook pour iOS ou Android
2. Appuyez sur le bouton Ajouter un compte de courrier situé juste sous votre compte actuel, puis sur Ajouter un compte de courrier.
3. Entrez l’adresse de la boîte partagée, puis cliquez sur Continuer. Cela vous invite alors à renseigner le serveur ainsi que les identifiants du compte disposant des autorisations pour accéder au partage (à priori, vos identifiants de compte actuel). Validez en haut à droite.
Vous avez désormais accès à cette boîte partagée.